苏打学时间管理系统:别让琐务牵着鼻子走
文章摘自Stephen R.Covey的《高效人士的七个习惯》,这篇介绍了自我管理的原则。略有删减。
请想想这两个问题,
- 有哪件事,你经常做的话会对你个人的生活产生重大的正面影响,可是却迟迟没有去做?
- 在你的事业上有哪件事会产生类似的效果?
我们过一会儿再讨论这两个问题的答案。让我们先讨论主题“要事第一”,要事第一是通过独立意志的发挥,建立以原则为重心的处事态度,进而达到有效的自我管理。
将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类(参考《为什么要区分紧急与重要任务》)。急迫性是指必须立即处理,比方电话铃响了,尽管你正忙得焦头烂额,也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于你的私人工作。
许多人不会在与你通话时让你手持电话,等上15分钟再回来,但换了在办公室,这些人却常要你枯等至少15分钟,好让他跟另一个人通完话。
急迫之事通常都显而易见,推拖不得;也可能较讨好、有趣,却不一定很重要。
重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应,对当务之急却不尽然,所以更需要自制力与主动精神,急所当急。
第一类事务(重要与紧急),既急迫又重要,人生在世,无法避免。危机处理专家或有截稿压力的文字工作者,更是经常与之为伍。如果只专注于这类活动,终有被问题淹没的一天。他们惟一的逃避之道,便是做些无关紧要的活动(第四类),至于急迫而不重要或重要而不紧迫的事便被抛诸脑后。
也有人把大部分时间,浪费在急迫但不重要(第三类)的事务上,误以为愈急迫就愈重要。其实,急迫之事往往对别人而非对自己很重要。
只重视第三、四类事务(不重要与紧急、不紧急与不重要)的人,拥有的并非有意义、负责任的人生。懂得舍弃这两类无关紧要之事,对第一类要务也尽量节制,以投注更多时间于重要但眼前尚不急迫之事(第二类),才是个人管理之论。
第二类事务(重要与不紧急)包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要,却因尚未迫在眉睫,反而避重就轻。
相反地,真正有效能的人,急所当急、不轻易放过机会并防患于未然。尽管也会有燃眉之急,但总设法降至最低。
现在,回到本章开头的两个问题,请查看自己的答案属于以上哪一类事务。依我推测,答案多半是第二类。因为重要,才会使生活大为改观,却因为不够紧迫,所以受到忽略。但是只要我们立即着手进行,效能便会大为增进。
我曾问过一家购物中心的经理人员类似的问题,他们一致认为,与承租购物中心的各商店老板建立良好关系,最有助于业绩进展。这属于第二类活动。
但经过调查发现,他们只有不到5%的时间用在这上面。这也难怪,太多的事情使他们分身乏术:开会、写报告、打电话等第一类公务已经使人筋疲力竭。纵使难得与各商店老板接洽,也不外乎收帐、讨论分摊广告费等令对方不快的事。
至于承租商店者则各有一本难念的经,他们希望购物中心的管理人员能帮助解决问题,而不是制造问题。
于是购物中心方面决定改弦更张,在理清经营目标与当务之急后,就以1/3的时间,改进与各商店的关系。施行了1年半左右,不但业绩提高4倍多,经理人员也成为各商店的倾听者、训练者与顾问,不再是监督者或警察。
因此,不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇与企业负责人,只要能确定自己的第二类要务,而且即知即行,一样可以事半功倍。用时间管理的行话说,这叫作柏拉图原则(又称80/20法则)——以20%的活动取得80%的成果。